La main courante électronique

main courante électronique

Tracez tout événement dans un système de collecte d'informations intelligent

Accédez directement aux procédures et consignes à appliquer face à toute situation

Visualisez l'activité de votre service en instantané : interventions en cours, événements récents, faits de haute importance, dernières alertes, ...

Un dispositif complet de traçabilité d'événements

Faire le choix de la main courante électronique GEMCEL, c'est équiper votre service d'un outil d'exploitation du quotidien, dont le but est d'inscrire tous les faits observés dans un registre informatique centralisé.

La main courante est un élément fondamental au sein de votre organisation, elle permet la traçabilité de tout événement relevé par les agents de sécurité.

GEMCEL a été conçu pour en optimiser la saisie afin de retranscrire ces informations dans un rapport décrivant le déroulement chronologique des constats.

Des technologies logicielles choisies pour une main courante électronique polyvalente

Tous les avantages d'une main courante électronique moderne sont réunis dans GEMCEL:

  • Application web dont le déploiement informatique est facile, peu gourmand en ressources et potentiellement accessible depuis tout terminal connecté à votre réseau interne (poste informatique fixe ou portable, client léger y compris, tablette tactile et smartphone)
  • Personnalisation des formulaires de saisie : vous décidez dans les moindres détails de ce qui doit être écrit dans la main courante, et pour chaque type de rapport (intervenants, localisation, situation, mesures engagées, témoins présents, appels à des acteurs extérieurs, etc...)
  • Hiérarchisation des comptes utilisateurs : possibilité de niveler les autorisations, en consultation seule ou en écriture
  • Dispositif d'alertes qui peuvent être déclenchées à la suite d'un scénario prédéfini (exemple: alerte informant l'utilisateur que la détection incendie est toujours hors service quand un permis de feu a dépassé le délai de 2 heures, ou quand une clé prêtée n'est pas revenue dans un délai de 24H)
  • Système d'abonnement rendant possible la réception de notifications par e-mail suite à un événement particulier
  • Gestion statistique : système de reporting intégré permettant de générer des tableaux quantitatifs, graphiques et listings qui puisent leur source dans les données saisies (export possible pour des besoins de statistiques spécifiques)

traçabilité sur tablette tactile

L'interface extrêmement simple et rapide à prendre en main pour l'utilisateur lui permet de savoir très vite alimenter la main courante en quelques clics:

  1. sélectionner un thème d'événement
  2. compléter l'heure, la date et le lieu des faits
  3. créer un rapport pour enregistrer les informations, le plus souvent à l'aide de listes déroulantes et de cases à cocher

Selon le mode de fonctionnement de votre service, il peut basculer d'un rapport en cours à un autre pour poursuivre ses saisies en temps réel et au fil de l'eau (en mode agent stationnaire) ou bien tout rédiger d'un trait en différé une fois l'intervention terminée.

Faites le choix d'une main courante qui s'adapte au fonctionnement de votre service, et non l'inverse

Bénéficiez de la souplesse de GEMCEL et de ses nombreuses possibilités de personnalisation. Votre façon de faire est spécifique? votre main courante se plie à votre logique. Nos services prennent en charge tous vos paramétrages.

Nous paramétrons votre main courante selon vos besoins

  • Votre arborescence est composée selon les thématiques qui reflètent exactement votre activité :
    • Sécurité incendie et prévention
    • Sûreté et protection des personnes
    • Défauts et incidents techniques
    • Accueil et prise en charge des visiteurs
    • Tout autre type d'événement (prise et fin de poste, accompagnement de personnes, prêt de matériel, formation, gestion du stationnement, ...)
  • ... et le contexte dans lequel vous l'exercez :
    • site industriel aux risques spécifiques
    • ERP, IGH, bâtiments du secteur tertiaire
    • aérogare, piste aéroportuaire, site logistique
    • établissement de soin
    • les possibilités sont infinies... GEMCEL est forcément adaptable à votre situation, sans option supplémentaire ni version alternative, c'est vous qui accomodez votre main courante à votre environnement

Sous votre contrôle, le contenu des formulaires de saisie des événements est entièrement personnalisable. Vous définissez le nombre d'étapes, leur ordre, les libellés, le type d'information attendu (horaire et date, texte, numérique, croquis, image ou fichier à joindre...), décidez d'en rendre certaines obligatoires ou facultatives.

L'activité de votre service évolue? GEMCEL aussi : nous vous accompagnons pour toutes les mises à jour de contenu: paramétrage des formulaires, actualisation des documents liés, ajout/suppression/modification de thèmes, ...

Gardez la main sur votre main courante

La partie administation de GEMCEL vous donne accès à la modification des paramètres qui sont susceptibles de changer régulièrement (comptes utilisateurs, préférences d'affichage, thèmes d'événements, dénomination des localisations...).

Lors de la construction des formulaires de saisie des rapports, nous prévoyons également pour l'administrateur, la possibilité d'éditer le contenu des listes sélectionnables (par exemple: liste des ascenseurs, des entreprises et prestataires intervenants, du matériel de secours, des interlocuteurs en cas d'appels sortants, etc...) afin que vous puissiez en toute autonomie conserver le contenu de votre main courante à jour.

Dans le même esprit, l'interface de transfert de fichiers vous sera utile pour maintenir votre base documentaire actualisée en permanence.

Votre livre de consignes et procédures à portée de clic

L'une des fonctionnalités particulièrement utiles de GEMCEL est l'interface de gestion et de consultation de tous vos documents numérisés: consignes, procédures, fiches-réflexe, annuaire de contacts, manuels d'utilisation et modes opératoires techniques, modèles de documents à imprimer, diagrammes décisionnels, plans de site, photos des installations, trombinoscope, liste des personnes autorisées, etc... dans tous les formats de fichiers courants : docx, xlsx, pdf, jpg, ....

Il est également possible de lier un document web stocké par exemple dans votre réseau intranet.

Vous les organisez dans une arborescence thématique, basée au choix sur celle de la main courante ou bien complètement indépendante.

Lorsqu'une procédure évolue, vous la mettez à jour très simplement. Ces modifications déclencheront une notification systématique à destination des agents lors de leur prochaine connexion afin qu'ils prennent connaissance des nouvelles directives.

Vous définissez les niveaux de confidentialité des documents en fonction des groupes d'utilisateurs, la période de validité des consignes, leur association aux sites concernés, etc...

Dans le cadre du paramétrage personnalisé des pages de saisies des rapports, il est également possible d'intégrer là où vous le souhaitez au coeur du formulaire, un lien direct vers un document en particulier. Ce principe peut être intéressant pour que la personne qui saisit dans la main courante ait, par exemple, un accès immédiat vers la procédure de réarmement de la centrale dans le cas d'un déclenchement du système de détection incendie, ou bien la photo du mécanisme de mise à l'arrêt dans le local machinerie d'un ascenseur.

Exploitez les données recueillies dans la main courante

Le système de saisie des informations favorise l'harmonisation des écrits, cette cohérence vous permet d'éditer des états précis et de consolider les données récoltées afin d'effectuer des recherches et des analyses

Faites parler les données de votre main courante électronique:

  • générez des statistiques représentatives de l'activité de votre service (quantitatif par types d'événements, par localisation, pendant une période donnée, ...) sous forme de graphique ou dans un tableau récapitulatif
  • retrouvez facilement un rapport archivé à l'aide de la recherche multi-critères (date, heure, lieu, thème, niveau d'importance, auteur, ...)
  • en mode listing, évaluez les durées d'intervention, appliquez des filtres pour isoler une catégorie d'événement, les rapports d'un agent en particulier ou un mot-clé contenu dans le rapport

La gestion des saisies dans GEMCEL est structurée dans le but de ranger un même type d'informations dans des mêmes cases. Pour rester dans le concept "main courante électronique adaptative", nous avons développé dans la version 5 un module qui donne tout son sens à cette architecture : les statistiques et listings personnalisés.

Il devient possible de synthétiser vos données de façon plus fine en exploitant le contenu des rapports en guise de critères. Vous pourriez ainsi par exemple, interroger votre base sur le nombre de départ de feu réels opposé aux fausses alertes, et non plus seulement au nombre d'événements "alarme incendie". Cette nouveauté peut répondre à vos besoins précis en terme de bilan chiffré.

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GEMCEL fonctionne avec un système de licences flottantes, sans clé matérielle (dongle) USB.
Ce logiciel de main courante informatique est à 100% conçu, développé et maintenu en France.

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